Sygnaliści

Procedura zgłoszeń wewnętrznych w S plastic sp. z o.o. w Studzienicach
(dalej jako „Procedura”)

§ 1. Postanowienia wstępne.

  1. Na podstawie art. 25 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
    (Dz.U z 2024 r. poz. 928) ustala się w S plastic sp. z o.o. w Studzienicach (dalej jako „Spółka”) Procedurę zgłoszeń wewnętrznych,  która określa  zasady  zgłaszania  naruszeń  prawa,  podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów) stosownie do przepisów wskazanej ustawy oraz przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz.UE. L Nr 305, str. 17). 
  2. Procedura zgłoszeń naruszeń wewnętrznych ustalona została z przedstawicielami osób świadczących pracę w Spółce, wyłonionych na podstawie obowiązujących w Spółce przepisów wewnętrznych. 
  3. Każda z osób związanych stosunkiem pracy ze Spółką zobowiązana jest do przestrzegania Procedury. 

§ 2. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń. 

  1. Spółka ustanawia wewnętrzną jednostkę organizacyjną w postaci: Zespołu do spraw sygnalistów (dalej jako „Zespół”). Zespół składa się z dwóch osób, działających na podstawie pisemnych upoważnień w sposób bezstronny i niezależny. 
  2. Zespół odpowiedzialny jest za przyjmowanie  zgłoszeń  i  podejmowanie  działań  następczych. 
  3. Każdy z członków Zespołu może samodzielnie realizować zadania określone w ust. 5 poniżej.  
  4. Dane osób wchodzących w skład Zespołu podaje się do publicznej wiadomości w siedzibie Spółki oraz na jej stronie internetowej wraz z danymi kontaktowymi do zgłoszeń naruszeń prawa określonymi w § 3 poniżej. 
  5. Do zadań Zespołu należy: 
  1. przyjmowanie zgłoszeń,
  2. weryfikacja zgłoszeń i ich rejestracja, 
  3. informowanie sygnalistów, zgłaszających imiennie naruszenia prawa, o podjętych działaniach następczych, wynikających z otrzymania informacji o naruszeniach prawa,
  4. sprawowanie nadzoru nad czynnościami następczymi oraz zapewnieniem właściwej ochrony sygnaliście. 
  5. prowadzenie rejestru zgłoszeń naruszeń prawa od sygnalistów,
  6. prowadzenie i przechowywania akt spraw dotyczących zgłoszeń naruszeń prawa od sygnalistów.
  7. Jeśli zgłoszenie naruszenia prawa dotyczy członka Zespołu, członek ten wyłącza się od udziału w dalszych czynnościach, a o konflikcie interesów drugi z członków powiadamia niezwłocznie Zarząd Spółki. 

§ 3. Dokonywanie zgłoszeń przez sygnalistów. 

  1. Sygnalistą może być osoba fizyczna posiadająca informację o naruszenia prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą na rzecz Spółki, w dowolnym charakterze i na podstawie dowolnego stosunku prawnego, uwzględniając także osoby przed nawiązaniem tego stosunku, jak i po jego ustaniu. W szczególności sygnalistą może być: pracownik lub zleceniobiorca. 
  2. Sygnalista może dokonać zgłoszenia na piśmie, przesyłając je listownie na adres: S plastic sp. z o.o., ul. Jaskółek 16, 43-215 Studzienice z wyraźnym dopiskiem na kopercie: zgłoszenie wewnętrzne. Na kopercie sygnalista nie umieszcza swoich danych osobowych. Swoje dane sygnalista podaje w zgłoszeniu wraz z adresem korespondencyjnym. Zgłoszenie należy opatrzyć odręcznym podpisem. Dla ułatwienia kontaktu Sygnalista może w zgłoszeniu podać swój numer telefonu. 
  3. Sygnalista może także wnioskować o umożliwienie mu złożenia zgłoszenia ustnie. Wniosek sygnalista może złożyć pisemnie. W przypadku otrzymania wniosku Zespół zorganizuje w terminie 14 dni, od dnia otrzymania wniosku spotkanie bezpośrednie spotkanie z sygnalistą. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
  1. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
  2. protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Zespół. 
  3. Zgłoszenie, bez względu na formę, powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej: 
  1. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
  2. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
  3. wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
  4. wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
  5. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa; 
  6. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia; 
  7. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
  1. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy o ochronie sygnalistów, osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
  2. Naruszenia zgłaszane anonimowo pozostawia się bez rozpoznania. 

§4. Naruszenia prawa, które mogą być zgłaszane. 

  1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
  2. Informacje zgłaszane przez sygnalistę dotyczą:
  1. korupcji;
  2. zamówień publicznych;
  3. usług, produktów i rynków finansowych;
  4. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
  5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
  6. bezpieczeństwa transportu; 
  7. ochrony środowiska;
  8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
  9. bezpieczeństwa żywności i pasz; 
  10. zdrowia i dobrostanu zwierząt; 
  11. zdrowia publicznego; 
  12. ochrony konsumentów;
  13. ochrony prywatności i danych osobowych; 
  14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
  15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 
  16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
  17. konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
  18. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy.

§ 5. Weryfikacja zgłoszenia i działania następcze. 

  1. Po otrzymaniu zgłoszenia naruszenia prawa od sygnalisty Zespół zobowiązany jest zarejestrować zgłoszenie i podjąć działania następcze z należytą starannością i w zgodzie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów oraz Procedurą. 
  2. Zgłoszenie naruszenia prawa podlega niezwłocznemu zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń, włącznie ze zgłoszeniami anonimowymi. 
  3. Niezwłocznie po zarejestrowaniu, nie później niż w ciągu 7 dni od daty przyjęcia zgłoszenia Zespół przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. 
  4. Po zarejestrowaniu zgłoszenia Zespół wszczyna procedurę weryfikacji zgłoszenia i w tym celu może podjąć następujące działania: 
  1. zapoznawać się z wszelkimi dokumentami dotyczącymi zgłoszenia, w tym także mającymi charakter informacji niejawnej lub tajemnicy przedsiębiorstwa,
  2. żądać wyjaśnień od osób odpowiedzialnych za czynności, które zostały wskazane w zgłoszeniu naruszenia prawa, lub od przełożonych tych osób; wyjaśnienia, na żądanie Zespołu, mogą być składane bez obecności przełożonych, w tym także członków Zarządu Spółki, jeżeli wymaga tego dobro sprawy,
  3. dokonywać wszelkich innych czynności niezbędnych do wyjaśnienia sprawy z należytą starannością, właściwą dla danej sprawy.
  1. Kierownicy komórek organizacyjnych i członkowie organów obowiązani są do składania wyjaśnień i przekazywania dokumentów oraz innych danych Zespołowi. Zespół zawiadamia Zarząd o wszelkich trudnościach, związanych z weryfikacją zgłoszenia sygnalisty.
  2. Zespół może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego jest niemożliwe.
  3. Zespół rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze i przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. 
  4. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół ocenia zasadność zgłoszenia:
    1. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Zespół wydaje rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości. 
    2. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Zespół przekazuje niezwłocznie sygnaliście oraz osobie, której zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym zgłoszeniu oraz wynikach przeprowadzonej weryfikacji.
  5. Na każdym etapie postępowania Zespół zobowiązany jest chronić dane sygnalisty w sposób opisany w § 7 poniżej. 
  6. Zespół prowadzi dwa rodzaje akt dla dokumentowania zgłoszeń wewnętrznych: akta „A” zawierają oryginały dokumentów i dane osobowe osób występujących w sprawie, akta „B” zawierają kopie lub opracowania dokumentów, bez danych osobowych i innych informacji, mogących prowadzić do ujawnienia tych danych. Akta „A” powinny być przechowywane w miejscu z dostępem ograniczonym jedynie dla Zespołu. 

§ 6. Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych. 

  1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, z pominięciem Procedury, w szczególności gdy: w terminie na przekazanie informacji zwrotnej w Spółce nie podjęto działań następczych lub nie przekazano informacji zwrotnej lub sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Spółkę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Spółką, a sprawcą naruszenia prawa lub udziału organów Spółki w naruszeniu prawa.
  2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928).
  3. Celem Spółki jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania ryzykiem oraz wzrostu zaufania wśród osób zatrudnionych i partnerów handlowych, stąd Spółka zachęca do korzystania z Procedury, w sytuacji możliwości zaradzenia naruszeniu prawa w ramach struktury Spółki. 

§7. Dane osobowe.

  1. Dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie. 
  2. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół. Zespół zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę sygnalisty.
  3. Tożsamość sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość sygnalisty.
  4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.
  5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Postanowienia nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

§8. Postanowienia końcowe.

  1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Zarząd Spółki. 
  2. Zarząd Spółki odpowiedzialny jest:
    1. za zapoznanie pracowników z postanowieniami Procedury.
    2. za wstępne i regularne szkolenia z zakresu objętego Procedurą.
  3. Procedura wchodzi w życie po 7 dniach, od dnia ogłoszenia Procedury pracownikom.  
  4. Procedura zostanie opublikowana na stronie internetowej Spółki pod adresem: www.splastic.pl/sygnalisci/ 

ADNOTACJE

Niniejsza Procedura została ustalona na mocy uchwały Zarządu z dnia 20 września 2024 r.

Procedurę ogłoszono w dniu 25 września 2024 r. 

×